Algemene Voorwaarden, hoe te hanteren

Algemene voorwaarden

De toepasselijkheid van algemene voorwaarden bij het sluiten van overeenkomsten is nog steeds een belangrijk item bij het doen van zakelijke transacties. Algemene voorwaarden bevatten onder andere artikelen waarin de aansprakelijkheid van de gebruiker (de leverancier) wordt beperkt. De leverancier heeft er dus belang bij dat de algemene voorwaarden op zijn contracten met afnemers van toepassing zijn. Daarvoor gelden wettelijke regels. De hoofdregel is dat de algemene voorwaarden voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Dat kan geschieden door ze direct bij een offerte mee te zenden (al dan niet afgedrukt op de achterzijde van het briefpapier of als duidelijk te openen en te lezen pdf-file meegestuurd met een e-mail), dan wel door ze gewoon te overhandigen. Als de afnemer (met een antwoordmail of andere schriftelijke reactie) aangeeft dat hij de offerte accepteert, dan wordt verondersteld dat hij ook de algemene voorwaarden heeft ontvangen en dan zijn de voorwaarden van toepassing op de overeenkomst.

In de praktijk levert dit praktische moeilijkheden op. Leveranties, zeker als die op regelmatige basis plaatsvinden, vinden vaak telefonisch plaats of met een korte e-mail en veelal worden dan de algemene voorwaarden niet steeds van toepassing verklaard.

Een andere hoofdregel is dat het toepasselijk verklaren van algemene voorwaarden nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, niet tot toepasselijkheid van de algemene voorwaarden leidt. Facturen die dus na de levering worden verstuurd (en waarop de algemene voorwaarden zijn vermeld) of latere afleverbonnen (ook met vermelding van de algemene voorwaarden) leiden dus niet meer tot toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Dan is dat te laat.

Een uitzondering is als de afnemer het gerechtvaardigd vertrouwen heeft gewekt daarmee toch akkoord te zijn gegaan. Dat kan zich bijvoorbeeld voordoen in langdurige zakenrelaties, indien een afnemer nooit heeft geprotesteerd tegen de vermelding van algemene voorwaarden bijvoorbeeld op facturen.

Een voorbeeld

De discussies die in dergelijke zaken kunnen voorkomen laten zich illustreren aan de hand van een recente uitspraak van de Hoge Raad van 9 oktober 2015.

Meegaa is een leverancier van potgrondproducten. Zij levert op regelmatige basis aan een cactuskwekerij. Bij één van die leveranties blijkt de potgrond besmet te zijn met een schadelijke schimmel (leucocoprinus birnbaumii om precies te zijn). De schimmel wordt overgebracht op de cactussen en “de oogst” van de cactuskweker blijkt vervolgens geheel waardeloos. De schade loopt in de miljoenen en de cactuskwekerij spreekt Meegaa daarvoor aan. Meegaa verweert zich met een beroep op de exoneratieclausule in haar algemene voorwaarden. Die geven aan dat de schade is beperkt tot de hoogte van het factuurbedrag.

De discussie gaat er dus uiteraard over of de algemene voorwaarden van Meegaa wel of niet van toepassing zijn op de overeenkomst. Zo ja, dan kan Meegaa zich terecht beroepen op haar aansprakelijkheidsbeperking; zo nee, dan zal Meegaa aansprakelijk zijn voor de volledige schade.

Bestellingen werden telefonisch gedaan en door Meegaa werd vervolgens geleverd met een afleverbon. De cactuskweker tekende de afleverbon “voor ontvangst”.

Meegaa heeft het volgende aangegeven. De cactuskweker heeft van 2006 tot 2009 regelmatig potgrondproducten afgenomen van Meegaa; daarbij heeft de cactuskweker facturen en afleverbonnen ontvangen met daarop een verwijzing naar algemene voorwaarden, zijnde de algemene voorwaarden van potgrondfabrikanten; die voorwaarden worden door veel potgrondfabrikanten gehanteerd en de cactuskweker is een professionele partij, die daarmee bekend mag worden geacht; beperking tot het factuurbedrag is ook gebruikelijk. De afleverbon was na iedere (telefonische bestelling) het eerste document wat tussen partijen werd uitgewisseld.

De cactuskweker tekende steeds de afleverbon voor ontvangst en daaruit volgt dat de cactuskweker van de daarop weergegeven tekst kennis had kunnen nemen. De cactuskweker heeft nooit tegen de op de afleverbonnen vermelde aansprakelijkheidsbeperking geprotesteerd. Volgens Meegaa was met al deze omstandigheden het vertrouwen gewekt bij Meegaa dat de cactuskweker als professionele tuinder het aansprakelijkheidsbeperkingsbeding accepteerde bij opvolgende leveringen.

In hoger beroep had het Gerechtshof geoordeeld dat de voorwaarden niet van toepassing waren met als motivering dat nagekomen verwijzingen niet leiden tot toepasselijkheid; de eerder genoemde hoofdregel dus. De Hoge Raad in cassatie oordeelt nu dat dit oordeel niet juist is maar dat er aan de hand van de gestelde omstandigheden moet worden onderzocht of er niet toch het vertrouwen is gewekt dat de voorwaarden van toepassing zijn.

Kortom

Een kleine juridische overwinning voor Meegaa. Of het Meegaa daadwerkelijk gaat opleveren wat zij wil, is nog maar de vraag. In de procedure was namelijk gebleken, althans de cactuskweker stelde dat, dat op de afleverbonnen meestal een sticker over de tekst van de exoneratie en de verwijzing naar de algemene voorwaarden was geplakt, waardoor die niet leesbaar zouden zijn geweest. Dat zal nog opnieuw door het Gerechtshof moeten worden onderzocht. Of Meegaa dus alsnog gelijk krijgt, zullen we pas later vernemen.

Zoals gesteld dient met de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden heel zorgvuldig te worden omgegaan. In de bovengenoemde kwestie wordt Meegaa wellicht gered door een beroep op de uitzondering, maar in het kader van de risicobeperking is het als bedrijf verstandiger om het niet op een uitzondering te laten aankomen. Beter is het om het gebruik van de algemene voorwaarden zodanig te regelen dat elke discussie kan worden vermeden. Dat bespaart een hele lange rechtsgang (in dit geval een rechtbankprocedure, een voortzetting in hoger beroep bij het Gerechtshof en uiteindelijk nog een beroep in cassatie bij de Hoge Raad) met alle aanverwante kosten en nog steeds het risico dat de voorwaarden niet van toepassing zijn, waardoor Meegaa een megaclaim aan haar broek houdt.

Heeft u vragen over algemene voorwaarden, neemt u dan gerust contact op met Erwin den Hartog.