Electronisch aanbesteden wordt nu echt verplicht

In het verleden verliepen aanbestedingsprocedures vooral schriftelijk.

Er kwam een schriftelijke uitnodiging binnen of er was een schriftelijk inschrijfformulier. Er diende een pakket schriftelijke stukken te worden ingeleverd bij wijze van inschrijving en de procedure resulteerde uiteindelijk in een schriftelijke gunningsbeslissing.

In Europees opzicht is Nederland aan de late kant, maar in de praktijk is online aanbesteden ook bij ons feitelijk al enkele jaren de norm. Er bestaat al enkele verplichtingen omtrent e-aanbesteden. Aanbestedende diensten zijn bijvoorbeeld verplicht om aanbestedingen elektronisch te publiceren. Die aanbestedingsprocedures verlopen via de portal Tenderned.

Vanaf 1 juli 2017 zijn alle aanbestedende diensten, zoals bijvoorbeeld ook  onderwijsinstellingen en zorginstellingen, verplicht om volledig elektronisch aan te besteden, niet alleen de aankondiging , maar ook alle overige communicatie moet dan electronisch. Hardcopy-documenten hoeven dan dus niet meer te worden aangeleverd.Daarmee zal de efficiency toenemen, zullen aanbestedingsprocedures naar verwachting korter worden en zal het makkelijker worden om bepaalde templates en modellen te gaan gebruiken. Bijkomend voordeel is dat een aanbestedingsprocedure op deze manier transparanter wordt. Dat heeft als het goed is een lastenbesparing voor alle betrokken partijen tot gevolg. Al met al een goede ontwikkeling.

Met nieuwe technieken zullen ongetwijfeld ook weer nieuwe problemen ontstaan. Daarbij valt te denken aan storingen. Net als elke andere website of netwerk heeft ook Tenderned daar weleens last van. Dat is niet te vermijden. De vraag is dan naruurlijk wel, wat de gevolgen zijn voor het aanbestedingstraject.

Voor aanbestedende diensten is het zaak om zich op de verplichting tot digitaal aanbesteden voor te bereiden, maar ook voor ondernemers die weleens inschrijven op aanbestedingen en die nog geen of weinig ervaring hebben met de digitale procedure, is het zaak, met het oog op de verplichte digitalisering die komend jaar in werking treedt, zich daarover op niet al te lange termijn te gaan informeren. Bij voorkeur dient een gebruikersaccount te worden aangemaakt in Tenderned, voor zover dat nog niet is gebeurd. Dat is noodzakelijk om straks te kunnen inschrijven, zeker als partijen niet worden uitgenodigd.

Heeft u vragen over aanbestedingsprocedures of wilt u meer weten over digitaal aanbesteden, neemt u dan gerust contact op met Pascal Willems.